Kommunikationswerkzeuge für das (inter-)kommunale Wissensmanagement

Steckbriefe als effektives Kommunikationswerkzeug, um Wissensmanagement und Wissenstransfer zu optimieren

Autor*innen: Anna Pfannstiel & Gregor Steinhöfel – Bauhaus-Universität Weimar, Professur Siedlungswasserwirtschaft und Technologien urbaner Stoffstromnutzungen

Für die Weiterentwicklung einer Region ist die interkommunale Zusammenarbeit und ein effektives Wissensmanagement essenziell. Während der Projektlaufzeit wurden bereits notwendige, technische Grundlagen für ein digitales und interkommunales Wissensmanagement in der Stadt Saarlouis und im Landkreis Saarlouis geschaffen. Im Austausch mit den kommunalen Praxispartner*innen wurden Methoden und Werkzeuge zur Optimierung des Wissenstransfers im kommunalen Kontext erarbeitet.
Um den beratenden, ämterübergreifenden Austausch zur Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen anzuregen und den Dialog zu fördern, können spezifische Kommunikationswerkzeuge einen wertvollen Beitrag leisten. Für die schnelle und einfache Kommunikation wurden dazu anschauliche Steckbriefe entwi-ckelt, die konkrete Maßnahmen beschreiben.

Kann man Wissen managen?

Die Frage, ob sich Wissen managen lässt, ist komplexer als sie auf den ersten Blick erscheinen mag. „Wissen ist ein kreatives, systemisches, individuelles, kontextgebundenes, der Chaostheorie unterliegendes, sich ständig veränderndes Konstrukt. Wissen als solches kann man nicht managen. Was gelenkt, koordiniert und angeregt werden kann, sind Menschen und die Bedingungen, unter denen Wissensprozesse stattfinden.“ (Vgl. Nickelsburg 2007, S.34).

Es geht darum, einen Rahmen zu schaffen, in dem Wissen effektiv und nachhaltig geteilt und genutzt werden kann. In diesem Sinne ist Wissensmanagement weniger eine Frage der Kontrolle als vielmehr der Kultivierung und Unterstützung von Lern- und Wissensprozessen innerhalb einer Organisation. Wissensmanagement ist demnach prozess- und nicht ergebnisorientiert.

Abbildung 1: Bausteinmodell des Wissensmanagement [Probst, Raub, Romhardt 1999, S. 58

Strukturen und Rahmenbedingungen im Landkreis Saarlouis

Im Rahmen des Projektes „Konnekt“ wurden explorative Interviews zu bestehenden Wissensstrukturen mit Akteuren der zentralen Verwaltungsstrukturen des Landkreises Saarlouis, der Kreisstadt Saarlouis und der Gemeinde Nalbach geführt, um einen Überblick über das aktuelle Verständnis, bestehende Herausforderungen, genutzte Werkzeuge und Wünsche im Zusammenhang mit einem (interkommunalen) Wissensmanagement zu gewinnen. Bestehende Formate zum Wissensaustauch innerhalb und zwischen verschiedenen Verwaltungen des Landkreises wurden identifiziert und teilweise durch die Interviews bewertet. In den Kommunen des Landkreises Saarlouis sind bereits wichtige Strukturen und Rahmenbedingungen (EnergieEffizienz-Netzwerk des Landkreises Saarlouis, Kommunaler Arbeitskreis Natur und Umwelt des Landkreises Saarlouis (KANU Runde, LEADER-Region Warndt-Saargau, LEADER- Region SaarMitte8) vorhanden.
Durch die Verwaltungsdigitalisierung und die Umsetzung des „Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“(OZG) ergeben sich weitere Potenziale der interkommunalen Zusammenarbeit im Landkreis Saarlouis. Während der Projektlaufzeit wurden technisch notwendige Grundlagen für ein digitales, interkommunales Wissensmanagement geschaffen. So wurde z. B. in der Kreisstadt Saarlouis Ende 2023 ein Digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt. Neben der technologischen Ausstattung wurden auch personelle und strukturellen Ressourcen geschaffen und das Amt für Verwaltungsdigitalisierung, IT und Organisationsmanagement (Amt 12) eingerichtet.

Innovative Werkzeuge für das Wissensmanagement

Datenvisualisierungen sind eine wesentliche Komponente eines modernen Wissensmanagements. Visualisierungswerkzeuge können komplexe Daten und Wissensbestände greifbar und verständlich machen. Sie dienen als Brücke zwischen vorhandenen Rohdaten und handlungsrelevantem Wissen, indem sie Informationen in einer Form darstellen, die schnelles Erfassen und effektives Entscheiden ermöglichen. Beispiele für digitale Visualisierungssysteme bzw. -werkzeuge sind interaktive Dashboards, Infografiken, geografische Informationssysteme (GIS) sowie die 360°-Technologie und das Building Information Modeling Management (BIM) (digitale dreidimensionale Bauwerksdatenmodellierung). Diese digitalen Werkzeuge ermöglichen es, Prozesse neu zu denken und zu organisieren, die ohne Digitalisierung nicht denkbar wären. Mit diesen neuen Möglichkeiten entstehen jedoch auch neue Herausforderungen, wie die Notwendigkeit, interdisziplinäre Ansätze zu fördern und technische Kompetenzen zu entwickeln, die für die effektive Nutzung dieser Technologien erforderlich sind. Die Herausforderungen bei der Implementierung dieser Technologien reichen von der technischen Schulung der Mitarbeitenden, bis hin zur Schaffung einer Kultur, die den freien Austausch von Wissen und Daten fördert. Ein ämterübergreifender Austausch und ein beratender Dialog sind dabei entscheidend, um eine integrative Daten- und Wissenskultur zu etablieren. Basierend auf dem technischen Stand, den gewonnenen Erkenntnissen aus explorativen Interviews und im stetigen Austausch mit den kommunalen Praxispartner*innen wurden Methoden und Werkzeuge zur Optimierung des Wissenstransfers im kommunalen Kontext erarbeitet. Im Fokus stand die Entwicklung und Gestaltung kommunaler Arbeitshilfen zur Umsetzung und Kommunikation angepasster Nachhaltigkeitsmaßnahmen für den Landkreis und seine Kommunen.

Der Steckbrief als Werkzeug der Wissenskommunikation

Steckbriefe sind ein effektives Kommunikationstool, das in vielen Bereichen genutzt wird, um komplexe Informationen zu bündeln und schnell und effektiv
zugänglich zu machen. Visuelle Elemente wie Grafiken, Diagramme und Bilder tragen dazu bei, die Aufmerksamkeit zu erhöhen und das Interesse am Thema zu verstärken.

Die konzipierten Steckbriefe bieten eine komprimierte Übersicht zu verschiedenen Themen und Kriterien der Nachhaltigkeit (Ökologie, Soziales, Ökonomie). Sie können als Anregung und ergänzende Arbeitshilfe im weiteren Prozess der kommunalen Planung sowie zur Entwicklung nachhaltiger Quartiere (Wohn- und Gewerbegebiete) genutzt werden. Die Kombination aus ansprechender Grafik und einem Faktenblatt, bestehend aus einer Übersicht zur Problem-Maßnahme-Wirkung-Beziehung, Angaben zur Grobplanung sowie einem weiterführenden QR-Code mit referenzierten Beispielprojekten Steckbriefe können in verschiedenen Medien verwendet werden, sowohl in gedruckter Form als auch digital. Sie eignen sich sowohl für die interne Kommunikation als auch für öffentliche Informationskampagnen. Im Zusammenspiel mit dem erzeugten Kriterien-Maßnahmen-Katalog, als Instrument zur Nachhaltigkeitsbewertung, ergibt sich mit den Steckbriefen ein ergänzendes multifunktionales Werkzeug.

Fazit

Zusammenfassend bieten die entwickelten Steckbriefe eine effektive Methode, um komplexe und interdisziplinäre Informationen schneller und auf ansprechende Weise zu kommunizieren, was sie zu einem wertvollen Instrument für den kommunalen Wissenstransfer macht. Nicht zuletzt wird durch die Steckbriefe auf anschauliche Weise verdeutlicht, wie groß das synergetische Potential von Maßnahmen für mehr Nachhaltigkeit in der Region ist. Die Steckbriefe sind über die Homepage der Bauhaus-Universität Weimar abrufbar.

Handlungsempfehlungen für Kommunen

Empfehlungen für den optimierten Wissenstransfer

• Neben einer technologischen Ausstattung, wie einem digitalen DMS, einem Zugang zu Cloud-Plattformen und kollaborativen Werkzeugen, können folgende Maßnahmen helfen, den Wissenstransfer weiterzuentwickeln:
• Benennung von Verantwortlichen, um Wissen langfristig zu entwickeln; zudem kann durch feste Ansprechpersonen eine bessere Vertrauensbasis aufgebaut werden
• Einrichtung regionaler Netzwerkstellen/thematischer Kompetenzstellen zur Vernetzung von regionalen und lokalen Verwaltungen; Vermittlung spezifischer Informationen über Projekte und Fördermöglichkeiten
• Fortschreibung der Maßnahmen in technischen Regelwerken

Literatur:

Nickelsburg, A. K. (2007): Wissensmanagement. Verfahren,  Instrumente, Beispiele für Vereine und Verbände, Herausgeber: Friedrich-Ebert-Stiftung, Akademie Management und Politik, 2007